Skip to content

Office Manager

Netherlands, Utrecht, AmersfoortHR & Office

Job description

Bezorg jij (minimaal!) 120 mensen het betere thuisgevoel?

Iedereen is uniek. Maar we hebben ook veel overeenkomsten. Zo worden we allemaal vrolijk van een uitnodigende werkomgeving. Van strak gecoördineerde meetings. En van, al dan niet veganistische, bitterballen bij de vrijdagmiddagborrel. Voor OneWelcome is zo’n werkomgeving geen bijzaak, maar een kernwaarde. Maar het creëren en cultiveren van het home away from home gevoel is een flinke uitdaging, want we groeien snel en nemen regelmatig bedrijven over. Bovendien zijn we een zeer diverse organisatie, waar collega’s van 10 nationaliteiten rondhuppelen. Soms op ons hoofdkantoor in Amersfoort. Vaak ‘in virtuele polonaise’ rond de eigen keukentafel :-) Heet jij iedereen straks OneWelcome?


Als Office Manager

  • Regel je wat er geregeld moet worden. Plus wat niet per se hoeft, maar volgens jou wel wat extra tender loving care kan gebruiken.
  • Coördineer je meetings en evenementen. Denk aan vergaderingen, maar ook aan MakeAthons (interne events) voor IT professionals uit diverse landen.
  • Creëer je een sfeer waar je zelf blij van wordt: tastbaar gastvrij.
  • Ben je een oneindige streng lichtpuntjes gedurende de dag: goed lunchbroodje hier, beetje notuleren daar: je duikt overal op waar je impact kunt maken.
  • Inspireer je externe (facility) partners tot topprestaties voor al onze collega’s.

Als Office Manager ga je voor een werkomgeving die aanvoelt als de liefdesbaby van een boetiekhotel en een huiskamer. Maar die – ook belangrijk – collega’s uitnodigt maximaal te presteren en elkaar elke dag een beetje beter te maken. De rol wordt geserveerd met concrete verantwoordelijkheden (van het plannen van meetings tot het inregelen van lunches, en van het coördineren van evenementen tot het aansturen van partners), maar is niet dichtgetimmerd. Je bent namelijk onze eerste Office Manager en we kijken naar jou als het om de exacte invulling gaat. Wat denk jij dat we anders en beter kunnen doen om de juiste vibe voor collega’s en gasten neer te zetten? Welke externe partners kunnen daar een bijdrage aan leveren? En hoe zorgen we ervoor dat ons DNA – in goed Nederlands commit, collaborate and celebrate – consequent wordt doorvertaald naar de office omgeving?


Wat jij meeneemt

  • Ervaring die ertoe doet, zoals een hotelschool-achtergrond, facilitaire jobs, horeca-ervaring, Office Manager rollen. Maar we staan open voor alternatieven!
  • Je behoudt altijd het overzicht en bent het oog in de storm: je bent niet omver te blazen en geen detail waait langs je
  • Je snapt dat dit geen rol is voor ‘ivoren toren bewoners’: wat je bedenkt, dient ook te worden uitgevoerd – draai je dus volop in mee
  • Je hoeft niet de hele dag Happy van Pharrell Williams te neuriën, maar een opgewekte instelling helpt wel
  • Puzzeltalent: het inregelen van internationale evenementen (venues en hotels boeken, stakeholders uitnodigen, agenda’s afstemmen) is best complex
  • Je bent niet allergisch voor Darth Vader T-shirts (veel van je collega’s zijn ‘hardcore’ techneuten) en voelt je op je gemak als je met MT’s en de Board schakelt


What will we offer you?

  • A generous salary and ditto retirement benefits  
  • A crucial role in our organization, where your success is an essential factor to our success as a company 
  • A position at one of the largest European CIAM vendor 
  • Working with highly skilled professionals as motivated and driven as you are 
  • A flat organization where politics are at a minimum 
  • A fantastic work hard/play hard scale-up environment 
  • Yearly company trips 
  • Celebrating successes
  • Free lunch, snacks and drinks


What we believe in?

We believe in the three C’s. Three, because people can’t remember four, and two is not a list! ;-).  

The three C’s are fundamental to how we operate, both internally and externally. We always ask ourselves three questions, what do we commit to? how are we going to collaborate in this? And once we have achieved this, how are we going to celebrate this?  


Job requirements

.

OneWelcome